Sistem administrasi perkantoran maya diberlakukan di Kulon Progo-DIY

Mengubah kebiasaan itu tidak mudah, surat menyurat tidak asing dan selalu bergulat dengan kertas, maka kita uji coba siMAYA agar penggunaan kertas dapat diminimalisasi. Dalam hal ini aplikasi dapat digunakan adroid

Kulon Progo (ANTARA) - Pemerintah Kabupaten Kulon Progo, Daerah Istimewa Yogyakarta, memberlakukan sistem informasi administrasi perkantoran maya atau SiMAYA agar dapat mempermudah serta mempercepat sistem keluar masuk surat di lingkungan pemerintah setempat.

SiMAYA adalah sistem informasi administrasi perkantoran maya yang mendigitalisasi kegiatan perkantoran konvensional.

"Kami sudah melakukan simulasi uji coba aplikasi dengan sasaran programer Diskominfo sebelum digunakan oleh seluruh organisasi perangkat daerah (OPD)," kata Kepala Bidang Aplikasi Teknologi Informatika (Aptika) Diskominfo Kulon Progo, Sutarman, di Kulon Progo, Minggu.

Ia mengatakan SiMAYA adalah aplikasi sistem yang terhubung dengan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna dengan cakupan sistem komunikasi eksternal, komunikasi internal, disposisi, dan pembuatan surat dilengkapi alur kerja untuk surat masuk, disposisi dan surat keluar.

"SiMAYA merupakan langkah pemantapan sarana dan prasarana pendukung agar dapat mempermudah serta mempercepat sistem keluar masuk surat di lingkungan Pemkab Kulon Progo," katanya.

Sementara itu, Sekretaris Diskominfo Kulon Progo, Hari Darmawan mengatakan SiMAYA merupakan tindak lanjut dari peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN-RB) Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).

Selain itu, juga didasarkan pada Peraturan Bupati (PERBUP) Nomor 87 Tahun 2013 Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Pemerintah Daerah.

Menurut dia, penerapan SiMAYA bukan persoalan yang mudag karena harus mengubah kebiasaan ASN dari manual ke elektronik.

"Mengubah kebiasaan itu tidak mudah, surat menyurat tidak asing dan selalu bergulat dengan kertas, maka kita uji coba siMAYA agar penggunaan kertas dapat diminimalisasi. Dalam hal ini aplikasi dapat digunakan adroid,” kata Hari Darmawan.

Pemanfaatan teknologi digital serta mengaplikasikan sistem secara maksimal, kata dia, adalah dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi, untuk menunjang administrasi perkantoran di setiap OPD.

Ia menambahkan transformasi budaya kerja dari sistem manual menuju dunia digital dalam pemerintahan berbasis siMAYA sebagai portal aplikasi menjadi jawaban dalam pengoperasian sistem dalam menindaklanjuti surat masuk, pembuatan surat dan disposisi akan menjadi lebih fleksibel sehingga pemanfaatan aplikasi dapat berjalan baik dalam pelaksanaannya.

Karena itu, sebelum penggunaan aplikasi SiMAYA dilakukan seluruh OPD perlu adanya pendampingan dan sosialisasi lagi. Agar pada saat penerapan aplikasi ini digunakan tidak terjadi lagi kendala yang dapat menggangu proses, sehingga dapat tercipta e-Government di Kulon Progo.

Untuk itu, kata Hari, aplikasi SiMAYA harus tuntas jangan sampai terlalu lama, mungkin dapat ditarget April atau Mei.

"Aplikasi SiMAYA selalu ditanyakan oleh bupati, wakil dan OPD. Nantinya aplikasi ini menjadi bagian penilaian kinerja OPD. Kami berharap seluruh karyawan Diskominfo menjadi agen perubahan, yakni menjadi agen rujukan pertanyaan banyak pegawai Pemkab Kulon Progo dan dituntut harus memahami dan paham dengan siMAYA,” katanya.