Manajemen pengetahuan, percepat pengambilan keputusan

Misalkan ada sebuah perusahaan yang tidak mengelola dengan baik data dan informasi yang mereka miliki.

Data terkait kualitas, kuantitas dan distribusi produksi berada di unit produksi, sementara informasi tentang arus kas, pangsa pasar ada di unit lainnya.

Kondisi ini diperburuk dengan regulasi yang banyak dan cepat berubah sehingga kerap kali tidak terbaca oleh karyawannya.

Data dan informasi yang terserak dan tidak dikelola dengan baik itu mengakibatkan manajemen puncak tertatih-tatih mengumpulkan dan memilah mana yang mencerminkan perkembangan terbaru.

Mereka terhambat karena kesulitan memperoleh informasi performa perusahaan sehingga lamban dalam mengambil keputusan, sementara pesaing perusahaan sudah berlari cepat.

Masih lebih untung bila data dan informasi yang diperoleh tadi sudah tersedia. Lebih celaka lagi bila perusahaan tersebut tidak mengetahui jenis-jenis pengetahuan yang dimiliki dan yang tidak dimiliki, serta pengetahuan apa yang harus dikuasai untuk merebut pasar.

Keadaan tambah runyam bila karyawan yang memiliki kecakapan menyelesaikan masalah tidak mendokumentasikan keahliannya, pengetahuan hanya ada di benak beberapa gelintir karyawan saja. Artinya prosedur-prosedur dan keterampilan teknis tersebut belum menjadi miliki organisasi, sehingga ketergantungan organisasi terhadap karyawan yang ahli itu sangat tinggi.

Belum lagi bila perusahaan itu memiliki sejumlah kantor cabang yang harus dipantau kinerjanya. Sepertinya mustahil untuk mewujudkan kompilasi kinerja seluruh cabang secara cepat seketika. Manajemen puncak akan kesulitan merespon tindak lanjut yang efektif, dan terlambat menyelesaikan masalah serta mengambil keputusan.

Tentu saja, kondisi di atas tidak mungkin terjadi dalam tatanan organisasi modern yang sudah memiliki manajemen pengetahuan untuk mempercepat proses pengambilan keputusan.

Manajemen pengetahuan
Manajemen pengetahuan atau knowledge management (KM) adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan kinerja organisasi. (Permen PAN & RB No. 14 tahun 2011 tentang Manajemen Pengetahuan).

Aktivitas dalam manajemen pengetahuan meliputi upaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali, penggunaan dan penyebaran, serta evaluasi dan penyempurnaan terhadap pengetahuan sebagai aset intelektual organisasi.

Tujuan pelaksanaan manajemen pengetahuan adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional kinerja, untuk mencari keuntungan, kualitas lebih baik, dan lebih kompetitif jika dibanding organisasi sejenis.

Akibatnya,bisa dipastikan bahwa hasil kinerja organisasi yang menerapkan manajemen pengetahuan sangat berbeda dengan yang tidak. Organisasi yang menerapkan manajemen pengetahuan, sadar betul akan pengetahuan yang dimiliki dan yang tidak dimilikinya.

Secara sederhana yang dimaksud pengetahuan di sini adalah keseluruhan kognisi dan keterampilan yang digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah. Pengetahuan dapat juga didefinisikan sebagai kapasitas untuk melakukan tindakan dengan efektif

(Knowledge manajemen audit, Ningky Munir, 2008).

Pada bab pertama buku itu terdapat ilustrasi yang bagus tentang pengetahuan organisasi. Diceritakan ada dua organisasi yang memiliki produk sama dan beroperasi di wilayah yang sama namun kinerjanya jauh berbeda.

Mengapa kinerjanya bisa jauh berbeda? Jawaban klasik adalah karena berbedaan kualitas dan kuantitas sumber daya. Mungkin juga karena perbedaan cara kerja atau budaya organisasi. Bisa jadi karena faktor nasib dan mungkin juga karena faktor kepemimpinan.

Namun ternyata tidak seperti itu, taruhlah bila pimpinan organisasi itu ditukar, maka tidak serta merta kinerja perusahaan yang buruk menjadi baik.

"Ada banyak contoh pemimpin yang luar biasa sukses di suatu organisasi menjadi mandul ketika dipindahkan ke organisasi lainnya," tulis buku itu.

Dapat disimpulkan bahwa yang membedakan kinerja adalah pengetahuan organisasi, hal ini termasuk pengetahuan manusianya sebagai unit terkecil dari organisasi. Bagaimana organisasi melakukan tindakan-tindakan efektif untuk menyelesaikan masalahnya, tergantung pada pengetahuan sebagai sumber keunggulan, yakni pengetahuan yang berharga, langka, sulit ditiru dan sulit digantikan.

Komponen pengetahuan terdiri dari pengalaman, kebenaran, penalaran, petunjuk-petunjuk praktis, bahkan pengetahuan termasuk nilai-nilai dan keyakinan yang dimiliki organisasi.

Sebuah organisasi media massa yang mementingkan kredibilitas pasti menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran yang harus terus dipelihara melalui berbagai pendekatan yang terstruktur.

Melalui pengetahuan yang dikelola dengan baik maka perusahaan akan cepat memberi respon terhadap masalah karena tidak perlu memulai dari titik awal untuk memecahkannya. Tentu saja jenis pengetahuan yang ada di dalam benak para karyawan (tacit knowledge) perlu mendapat prioritas selain pengetahuan yang sifatnya eksplisit yang diekspresikan dalam kata-kata dan angka serta disampaikan dalam bentuk formula ilmiah, bagan dan manual-manual.

Tingkatan pengetahuan dalam organisasi memiliki banyak pendekatan, namun yang sering dipakai adalah pengetahuan inti yakni seperangkat pengetahuan yang diperlukan oleh organisasi untuk beroperasi. Selanjutnya adalah pengetahuan lanjutan (advance) yakni pengembangan-pengembangan dari pengetahuan inti.

Yang paling tinggi tingkatan pengetahuan adalah pengetahuan inovatif yakni yang memungkinkan perusahaan melakukan terobosan-terobosan untuk menguasai pasar. Namun ketiga tingkatan pengetahuan itu bersifat dinamis, artinya mungkin suatu saat pengetahuan "advance" bisa menjadi pengetahuan inti. Oleh karena itu perlu terus dikembangkan pengelolaannya.

Manfaat manajemen pengetahuan
Manajemen pengetahuan adalah keseluruhan sumber daya intelektual perusahaan meliputi pengetahuan yang dimiliki perusahaan dan tenaga kerja berupa informasi, gagasan, pembelajaran, pemahaman, ingatan, wawasan, kognitif dan ketrampilan teknis serta kemampuan. Aset pengetahuan berupa tenaga kerja, software, paten, basis data, dokumen, pedoman, kebijakan, prosedur-prosedur dan rancangan teknis milik perusahaan, mungkin juga berada pada pelanggan, pemasok dan mitranya.

Penerapan manajemen pengetahuan berguna untuk meminimalkan risiko, meningkatkan efisiensi hingga membuat inovasi organisasi, tergantung kepada kematangan organisasi mengelola pengetahuannya.

Pada tahap-tahap awal penerapan manajemen pengetahuan, yakni untuk meminimalkan risiko, perusahaan berfokus pada pengetahuan yang ada dengan cara mengidentifikasi dan mengakuisisi. Dalam kasus ini organisasi memanfaatkan pengetahuan untuk melakukan tindakan-tindakan reaktif misalnya pengetahuan untuk mengatasi masalah pemasaran, masalah produksi, masalah keuangan dan sebagainya.

Pada organisasi yang sudah lebih mapan, penerapan manajemen pengetahuan bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi. Artinya organisasi masih memanfaatkan pengetahuan untuk tindakan menyelesaikan masalah-masalah tadi namun secara terencana sudah melakukan kegiatan penyebaran pengetahuan berbentuk proses kerja yang sudah teruji efektivitasnya. Melalui proses penyebaran pengetahuan ini, maka suatu unit kerja di bagian lainnya bisa menunjukkan kinerja prima, tanpa melewati proses belajar yang lama.

Pada tahapan ketiga yakni manajemen pengetahuan untuk menghasilkan inovasi, organisasi fokus pada upaya menciptakan pengetahuan baru, memanfaatkan, dan saling berbagi berbagi pengetahuan. Selain itu organisasi juga menyusun strategi jangka panjang berbasis pengetahuan, dan membangun budaya belajar.

Ciri organisasi pembelajar
Organisasi sering di metaforakan sebagai makhluk hidup yang memiliki kemampuan untuk terus belajar, mengembangkan kapasitas diri dan berinovasi agar mampu merespon perubahan lingkungannya. Yang dimaksud mengembangkan kapasitas organisasi adalah kapasitas seluruh anggotanya di semua lini tingkatan, baik individu maupun bersama-sama untuk menghasilkan hasil yang benar-benar diinginkan.

Lantas organisasi yang terus belajar itu seperti apa? organisasi pembelajar memiliki sejumlah karakteristik yakni ditandai dengan lingkungan yang mendukung terjadinya kolaborasi, organisasi yang fleksibel, mudah beradaptasi dan inovatif. Karakteristik lainnya yang menjadi ciri organisasi pembelajar adalah "Know what" menjadi "Know how".

"Know how" adalah jenis pengetahuan yang paling banyak dimiliki organisasi. Urutan atau tingkatan pengetahuan adalah "know-that, know-what, know-how dan know-why". Dari hierarki tersebut jelaslah bahwa "know-how" lebih tinggi tingkatannya dibanding "know-what". Dalam "know-how" terkandung proses pembelajaran organisasi yakni kemampuan organisasi untuk melakukan tugas-tugasnya atau kegiatannya.

Lebih lanjut organisasi pembelajar ditandai dengan terbangunnya sistem manajemen pengetahuan (Knowledge Management System/KMS). Sistem ini terhubung dengan empat hal yang saling terkait yakni dengan strategi korporasi, selain itu harus terkait erat dengan sistem "reward and punishment". Selanjutnya sistem manajemen pengetahuan itu harus mementingkan kolaborasi dan kerja sama serta terus membangun budaya berbagi pengetahuan.

Biasanya KMS berbasis teknologi informasi yang digunakan untuk melakukan pengelolaan atas pengetahuan pada tiap tahapan, baik saat perolehan, penyimpanan, pengambilan kembali, pemanfaatan maupun penyempurnaannya.

Dapat disimpulkan bahwa manajemen pengetahuan bermanfaat untuk mempercepat pengambilan keputusan, tinggal pucuk pimpinan organisasi yang menentukan cara berlari menuju ke sana atau justru melangkah ke arah sebaliknya.

*) penulis adalah alumni Paramadina Graduate School of Communication