Pemprov Jatim terapkan manajemen efisien berbasis TI

Jika sistem ini berhasil dijalankan di SKPD Pemprov Jatim maka akan dikembangkan ke daerah

Surabaya (ANTARA News) - Pemerintah Provinsi Jawa Timur mulai menerapkan sistem manajemen surat berbasis teknologi informasi berupa web sebagai bentuk kenyamanan pelayanan surat-menyurat lebih cepat, tepat dan efisien per 1 Juli 2013.

"Sebenarnya sistem ini sudah jalan, namun formalnya dimulai 1 Juli 2013 dan diterapkan di semua lingkungan Pemprov Jatim, mulai biro, asisten, sekretariat daerah, hingga ke gubernur," ujar Asisten Administrasi Umum Setdaprov Jatim, Akhmad Sukardi, saat ditemui di sela pelatihan simulasi sistem manajemen surat berbasis web di kantor Gubernur Jatim, Rabu.

Selama berjalannya sistem ini, masih ditemukan beberapa kendala sehingga perlu evaluasi menuju penyempurnaan. Sehingga, mulai awal bulan depan diharapkan surat ini tidak berjalan manual, tapi langsung bisa dibuka melalui web dan internet.

"Jika sistem ini berhasil dijalankan di SKPD Pemprov Jatim maka akan dikembangkan ke daerah. Ini yang akan kami fikirkan untuk mempermudah dan mempercepat proses surat-menyurat," katanya.

Pihaknya berharap, dengan adanya sistem para pegawai negeri sipil di lingkungan Pemprov Jatim harus banyak belajar tentang teknologi informasi agar bisa mengoperasikannya, baik melalui komputer, laptop, iPad serta perangkat teknologi lainnya.

Pejabat asal Madura tersebut mengungkapkan, kelebihan utama sistem manajemen surat berbasis web dibandingkan manual yakni dari kecepatan prosedural.

"Sistem ini yang jalan teknologi, sehingga informasi bisa langsung bisa diakses dan didisposisi seketika itu juga untuk dikirim ke gubernur atau asisten, biro atau ke SKPD. Tapi jika manual, masih memerlukan waktu lama karena diawali dari diterima ekspidisi, kemudian baru didisposisi," katanya.

Dengan sistem teknologi, lanjut Sukardi, surat bisa cepat sampai ke alamat-alamat yang dituju. Kemudian, surat-surat yang sampai cepat terbuka, sehingga para pejabat dan PNS bisa memberikan informasi kepada atasannya.

"Permasalahan utama ada di sumber daya manusia. Semua pegawai harus bisa mengoperasionalkan peralatan teknologi informasi. Sebab, jika tidak maka terjadi kendala. Hanya saja, semua sudah mendapat pembekalan dan kami siap memberikan pelayanan cepat dan tepat ke masyarakat dengan inovasi berbasis teknologi ini," katanya.