Tips cara memastikan proses rekrutmen berjalan lancar

Jakarta (ANTARA) - Prosedur rekrutmen kandidat punya tipikal proses yang hampir sama di semua perusahaan. Lowongan diiklankan, aplikasi diterima dan dilihat. Jika kandidat lolos seleksi berkas, wawancara telepon dan/atau wawancara di tempat akan dilakukan dan kemudian akan diputuskan apakah pelamar akan diterima atau tidak.

Meskipun proses ini terdengar sederhana pada awalnya, namun ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Untuk menghindari rekrutmen personel yang tidak tepat, Anda bisa menggunakan beberapa trik dan dengan demikian mengoptimalkan proses rekrutmen tersebut.

Proses paling awal dalam rekrutmen dimulai dengan pembuatan profil persyaratan untuk lowongan yang tersedia. Ini adalah satu-satunya cara bagi perusahaan untuk mengetahui siapa yang dibutuhkan dan kemana mereka harus mencari untuk menemukan orang ini.

Untuk melakukan ini, ada baiknya membuat scorecard yang menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apa misi keseluruhan dari posisi tersebut?

2. Apa tujuan yang harus dicapai dalam posisi tersebut?

3. Kualitas dan keterampilan apa yang harus dimiliki karyawan baru?

Metode ini dapat memberikan informasi yang diperlukan untuk membuat iklan lowongan pekerjaan dan membuat formulir aplikasi. Formulir aplikasi akan menawarkan Anda kesempatan untuk menanyakan berbagai keterampilan selama proses aplikasi, yang pada akhirnya dapat memudahkan dalam memilih kandidat terbaik.

Tindakan resmi pertama setelah menerima aplikasi adalah mengkonfirmasi kepada pemohon bahwa Anda telah menerima dokumen lamarannya. Di satu sisi, ini hanyalah bagian dari gesture yang baik namun di sisi lain, Anda akan meninggalkan kesan positif dalam membangun komunikasi yang jelas dengan kandidat. Tindakan ini akan memungkinkan Anda untuk mengelola harapan dan membuat seluruh proses rekrutmen menjadi lebih menyenangkan bagi semua pihak yang terlibat.

Selanjutnya, Anda perlu menggunakan tools untuk mengelola dokumen pelamar yang sudah masuk. Opsinya, Anda dapat menggunakan applicant management software atau mulai dengan Excel terlebih dahulu. Utilisasi software ini memastikan bahwa Anda tidak melewatkan satu lamaran pun dan memiliki semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan personel berikutnya.

Jika Anda telah dengan gamblang mendefinisikan persyaratan dalam scorecard, maka proses mengidentifikasi pelamar yang ideal adalah langkah yang mudah. Cara terampuh untuk memudahkan proses ini adalah dengan menggunakan sistem pengelolaan lamaran yang langsung terhubung dengan platform aplikasi di iklan lowongan pekerjaan.

Aplikasi ini biasanya akan dapat dengan mudah mengurutkan pelamar yang sesuai dengan posisi yang diiklankan. Tentu saja, Anda masih harus melihat CV dan sertifikat untuk membandingkan apakah pelamar tersebut memenuhi syarat untuk masuk ke tahap wawancara.

Setelah wawancara, Anda harus segera mendiskusikan dengan tim rekrutmen apakah kandidat tersebut cocok untuk posisi dan perusahaan Anda. Jika kesan pribadi tidak cukup untuk mengambil keputusan, maka Anda dapat menghubungi beberapa referensi yang tersedia.

Dalam tahap penilaian terakhir ini, ada baiknya untuk menggunakan sistem khusus untuk memungkinkan komparabilitas pelamar. Sistem ABC adalah yang paling umum digunakan. Kandidat dibagi menjadi kategori A (terbaik), B (cocok) dan C (tidak sesuai).

Selain penilaian yang objektif, tentunya firasat juga berperan besar. Jika Anda tidak yakin tentang profil kandidat, bicarakan dengan kolega Anda dan jangan ragu untuk meminta second opinion.

Pada akhirnya, kunci dari proses rekrutmen yang benar adalah kombinasi personel yang teliti dan transparan serta aplikasi teknologi rekrutmen yang modern. Shortlyst bisa dikategorikan dalam opsi tersebut. Aplikasi dengan basis teknologi AI ini bukan hanya bisa mempermudah proses rekrutmen namun juga meningkatkan level kustomisasi proses ini ke tingkat yang lebih baik.

Kandidat dapat dengan mudah disortir dengan fitur AI recommendation list milik Shortlyst tanpa harus lagi mengecek satu per satu lamaran yang masuk. Selain itu, AI recruitment software ini juga memberikan kebebasan bagi kliennya untuk mengintegrasikan ATS (applicant tracking system) mereka dengan layanan yang ada.

Dengan total lebih dari 550 juta profil dalam databasenya, klien-klien Shortlyst dapat menikmati semua layanan terbaik dari aplikasi talent search engine buatan anak negeri ini.