Keuntungan memakai Software Payroll bagi perusahaan

Jakarta (ANTARA) - Dalam dunia usaha, software payroll sangat penting dimiliki oleh perusahaan bisnis. Seperti sudah diketahui bahwa proses payroll atau penggajian karyawan merupakan kegiatan administrasi yang membutuhkan waktu lama, karena mulai dari pengumpulan datanya sampai dengan penghitungannya yang lumayan rumit.

Apalagi jika perusahaan dari kecil menjadi besar tentu akan semakin besar juga penambahan karyawan, agar bisa meningkatkan workload yang bisa terakomodir dengan baik.

Namun semua itu harus diiringi dengan strategi yang bisa mengantisipasi berbagai masalah internal perusahaan sehingga bisa menjadi solusi jangka panjang. Jika perusahaan Anda masih memakai cara manual untuk proses penggajian karyawan maka dikhawatirkan akan tidak maksimal dan tidak efektif, baik dari segi waktu maupun tenaga.

Karena proses penggajian secara manual banyak sekali kekurangannya terutama masalah waktu dan ketelitian, jadi sangat penting bagi perusahaan untuk bisa memproses gaji tersebut secara transparan, cepat, dan juga tepat menggunakan sistem payroll terintegrasi atau digital. Seperti yang akan kita bahas tuntas di bawah ini.

Software payroll adalah sistem payroll yang berupa aplikasi agar bisa memudahkan pekerjaan HRD untuk masalah proses penggajian, sehingga terhindar dari kesalahan hitung, baik itu gaji,potongan pajak maupun BPJS. Software ini berada dalam bagian HRIS (Human Resource Information System) di perusahaan.

Dengan software payroll dan HR yang baik akan memungkinkan Anda untuk membuat jadwal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, menyimpannya, dan kemudian merubah jadwal kerja karyawan jika memang diperlukan.

Software Payroll menawarkan solusi teknis yang serba online dan real time, sehingga komunikasi dengan karyawan akan disederhanakan dan perubahan shift kerja akan lebih mudah dari sebelumnya. Bahkan ini sangat bermanfaat jika Anda memiliki beberapa bisnis.

Untuk masalah komunikasi dalam penyusunan jadwal kerja bagi usaha ritel, maka adanya fitur penjadwalan online memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan lokasi yang berbeda. Sehingga hal ini tidak akan membuat Anda menjadwalkan karyawan yang sama sebanyak dua kali pada waktu yang bersamaan.

Banyak sekali keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan ketika beralih menggunakan software payroll untuk proses penggajian karyawan. Salah satunya adalah memudahkan serta mempercepat tugas bagian HRD dalam merekap dan melaporkan data kehadiran karyawan.

Selain itu dengan menggunakan Software Payroll, semua data kehadiran karyawan akan terekam secara otomatis, termasuk data para karyawan yang datang terlambat ke kantor atau mengajukan ijin tidak masuk kerja.

Tidak hanya menguntungkan bagi pelaku usaha atau perusahaan tempat karyawan bekerja, software payroll juga memudahkan karyawan melakukan absensi secara online melalui smartphone dimanapun dan kapanpun karyawan tersebut berada, jika misalkan sedang melakukan tugas lapangan atau karyawan yang terkena jadwal WFH atau Work From Home.

Sistem yang terintegrasi serta kecerdasan buatan (Artificial intelligence) yang dimiliki oleh sistem payroll ini membuatnya bekerja secara online, maka Anda dapat melihat jam berapa karyawan hadir dan jam berapa karyawan pulang, bahkan Anda juga dapat melihat info lokasi mereka secara online.

Ditambah lagi apabila cara absensi dapat dilakukan bersamaan dengan note dan selfie, maka transparansi absensi karyawan bisa membantu Anda lebih cepat membuat laporan absensi karyawan, akurat serta dapat dipertanggung jawabkan.

Menggunakan sistem Payroll pada saat penggajian dapat memberikan gambaran serta informasi kepada karyawan mengenai jumlah gaji, potongan pajak atau pinjaman cicilan serta potongan biaya BPJS. Sehingga para karyawan mengetahui berapa jumlah gaji bersih yang mereka terima setiap bulannya.

Selain itu sebagai staf HRD tentunya Anda harus menghitung jumlah jam kerja serta jam lembur karyawan sesuai dengan jadwal kerja atau shift setiap harinya, namun dengan sistem payroll yang menggunakan software tentunya pekerjaan ini bukanlah masalah sulit, karena semua data yang diolah oleh HRD langsung terintegrasi dengan sistem payroll dan otomatis HRD tinggal meng-klik fitur keterangan gaji dan absensi karyawan.

Fungsi software payroll ini bagi HRD sangat membantu, karena fiturnya yang otomatis serta penggunaanya yang mudah, sehingga Anda dapat mengelola absensi karyawan dengan baik jika karyawan cuti, lembur atau izin, semua pengajuan dapat dilakukan hanya dalam sistem aplikasi.

Selanjutnya seluruh laporan rekap absensi karyawan sudah tersedia di setiap akhir bulan atau periode sehingga Anda tidak perlu lagi mengukur atau menghitung ulang.

Kalau berbicara tentang kelebihan Software Payroll, tentu tidak bisa diragukan lagi, seperti halnya yang sudah direkomendasikan oleh Talenta by Mekari. Otomatis dengan bantuan sistem payroll berbasis cloud ini, bisa membantu HRD untuk memantau kinerja karyawan dalam kurun waktu satu bulan sebelum proses penggajian.

Selanjutnya kelebihan lainnya dari software payroll ini adalah ketika pendataan, maka secara otomatis software payroll diintegrasikan dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga setiap karyawan yang tidak masuk kerja secara otomatis akan menerima pengurangan gaji.

Bahkan untuk masalah pajak, HRD tidak perlu lagi melakukan penyusunan dan perhitungan yang berulang di setiap bulan. Untuk masalah penghitungan Pph 21, Anda tidak perlu repot lagi menghitung ulang, karena software payroll sudah memberi sistem dan perhitungan gaji secara khusus.

Selain itu fitur yang tersedia dalam software payroll memberikan notifikasi atau pemberitahuan mengenai deadline pajak dan pembayaran pajak.

Software Payroll dilengkapi fitur terbaik yang fleksibel sehingga mampu mendukung kegiatan usaha atau pekerjaan meskipun kondisi pandemi seperti sekarang ini. Sehingga untuk mendukung kegiatan perusahaan software ini menghadirkan solusi Work from Anywhere yang memungkinkan karyawan Anda bekerja dari mana saja.

Berbagai fitur terkini hadir untuk memastikan karyawan Anda tetap produktif dan aman dan bisa bekerja dimana saja tanpa masalah, bahkan komunikasi tetap terjaga untuk menilai kinerja karyawan.

Solusi penggajian digital dan pengelolaan SDM dari Talenta by Mekari ini tentunya bisa membantu perusahaan lebih cepat dan efisien. Sehingga banyak benefit yang Anda dapatkan jika menggunakan Software Payroll untuk proses penggajian, yaitu :

Software Payroll ini tidak boros dan harganya cukup terjangkau serta pembayaran dilakukan sesuai pemakaian (cloud based). Sehingga dengan sistem ini, maka Anda dapat membantu perusahaan menghemat biaya operasional.

Software Payroll dari Talenta by Mekari ini mudah sekali digunakan tanpa harus menjadi ahli IT, proses implementasi yang cepat dan melindungi perusahaan Anda dari single point of failure. Sehingga pekerjaan HRD menjadi lebih singkat dan berkualitas tanpa adanya kesalahan data atau penghitungan, baik itu jam kerja ataupun insentif karyawan.

Software yang dibuat berdasarkan teknologi artificial intelligence atau kecerdasan buatan ini dapat meringankan tugas HRD dalam menjawab seluruh pertanyaan karyawan dengan respon cepat seperti menjawab pertanyaan seputar peraturan perusahaan, sehingga HRD bisa lebih focus on things that matter.

Kelebihan Software Payroll dilengkapi dengan fitur payroll yang merupakan fitur unggulan yang terdiri dari banyak komponen penggajian seperti pajak penghasilan atau PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, komponen lembur, THR, dan bonus akan dimudahkan dalam proses penggajian dengan Satu Klik.

● One-Click Payroll

● Penggajian Bulanan

● Penggajian Mingguan

● Retroaktif Gaji

● Perhitungan PPh 21 & 26

Fitur menarik time management pada Software Payroll dapat memudahkan perusahaan mengelola waktu kerja, seperti menerapkan flexitime, jadwal kerja dengan shift, atau dengan pola kerja tertentu. Selain itu software payroll ini fiturnya dapat membantu pengelolaan data absensi atau data kehadiran karyawan, izin karyawan, pengajuan cuti, lembur dengan mudah, cepat, secara online dan tentunya hemat kertas.

● Kelola Jadwal Kerja

● Kelola Lembur

● Kelola Perizinan

● Kelola Cuti

● Kelola Daftar Kehadiran

Fitur reimbursement menjadikan proses pengajuan klaim hingga persetujuan atau penolakan klaim di perusahaan menjadi lebih praktis. Software ini dilengkapi dengan teknologi Receipt Auto Scan yang mempermudah karyawan dalam pengisian data saat mengajukan klaim.

● Kelola Penerima Klaim

● Riwayat Klaim

● Pembayaran Klaim

● Lihat Sisa Plafon

● Download Slip Klaim

Selain aman di PC atau Laptop, software payroll dapat diinstal pada mobile phone atau smartphone, sehingga dapat membantu perusahaan untuk Track, Trace, dan Isolate karyawan didalam masa pandemi.

Selain itu aplikasi ini dapat memudahkan perusahaan untuk menelusuri riwayat kontak karyawan yang terindikasi positif COVID-19.

● Monitor Jarak Aman

● Peringatan Jarak Aman

● Riwayat Kontak 14 Hari

● Informasi ke HR Terkait

● Aplikasi di Mobile Phone

Fitur Time Tracking dalam software payroll sangat membantu HRD dalam monitoring aktivitas karyawan selama WFH (Work From Home). Karena keterangan detail mengenai lokasi saat time in dan time out sangat berguna dalam masa pencegahan COVID-19.

Hal Tersebut sejalan dengan arahan dari pemerintah untuk beraktivitas di rumah, selanjutnya HRD dapat memastikan bahwa karyawan bekerja sesuai dengan lokasi domisili. Fitur upload foto bisa menjadi bukti dan menjadi nilai tambah sebagai bukti bahwa karyawan siap memulai aktivitas kembali.

Khusus bagi Perusahaan yang mobilitasnya tinggi seperti restoran dan Hotel, menurut The National Association menyatakan bahwa pergantian karyawan di bidang tersebut mencapai 70 persen setiap tahunnya.

Hal tersebut tentu saja bukanlah perkara yang sepele karena jika dibiarkan terus menerus maka akan merugikan bisnis Anda, apalagi jika terjadi kehilangan kepercayaan dari karyawan bahkan mungkin banyak karyawan yang resign.

Biasanya penyebabnya juga bermacam-macam, misalnya saja mulai dari pembayaran gaji yang telat, data absensi yang tidak adil serta data yang kurang akurat.

Untuk itu bisnis Anda sudah saatnya beralih menggunakan software HRIS, software payroll yang bisa meringankan tugas HRD terutama dalam masalah penggajian serta masalah peraturan penggajian.

Bagi semua pekerjaan HRD, Talenta by Mekari hadir sebagai software payroll terbaik dengan berbagai fitur unggulan yang dapat disesuaikan dengan jenis bisnis Anda.

Software Payroll ini selalu update dalam penghitungan hak karyawan dan penghitungan potongan pajak mengikuti UU tenaga kerja dan peraturan pemerintah mengenai gaji karyawan sehingga tidak akan merugikan karyawan.