Kementerian Sosial menuju digitalisasi arsip pada 2020

Target dari pimpinan seluruh arsip digital pada 2020

Jakarta (ANTARA) - Kementerian Sosial mulai memberlakukan digitalisasi arsip-arsip di kementerian tersebut sehingga seluruhnya berbentuk arsip digital pada 2020.

"Kami ingin tidak ada lagi berkas-berkas yang numpuk di meja-meja. Target dari pimpinan seluruh arsip digital pada 2020," kata Kepala Biro Umum Kementerian Sosial Adi Wahyono di Jakarta, Jumat.

Menurut Adi saat ini digitalisasi arsip sudah dimulai sebagian di Biro Umum Kemensos lewat Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Dengan penggunaan sistem tersebut, dokumen dikelola lebih baik karena ada proses sistem informasi kearsipan dinamis mulai dari scan dokumen hingga dokumen dikirim.

Lebih lanjut dia mengatakan, dengan sistem SPBE yang dikembangkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) semakin memudahkan pekerjaan.

"Artinya tidak direpotkan lagi misalnya dokumennya di kantor tapi pejabatnya di luar, tetap bisa diselesaikan," katanya.

Pada 2019, Kementerian Sosial mendapatkan nilai A atau memuaskan untuk pengawasan kearsipan karena telah melaksanakan penyerahan arsip statis, rutin melaksanakan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna lagi serta suda disertifikasinya SDM di Kemensos.

Sebelumnya Kemensos memusnahkan lebih dari 7.000 berkas arsip di Inspektorat Jenderal dan Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial.

Arsip yang dimusnahkan dengan rincian sebanyak 878 berkas atau 680 kotak arsip kurun waktu 1976-2012 dari Inspektorat Jenderal Kemensos dan 6.766 berkas atau 720 kotak kurun waktu 2003-2011 milik Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial.

Pemusnahan tersebut dilakukan untuk mengurangi volume arsip yang tidak ada lagi nilai guna. Pemusnahan akan dilakukan di depo pemusnahan arsip di Karawang Jawa Barat.

Direktur Akuisisi Arsip Nasional Indonesia (ANRI) Bambang Surowo mengatakan, digitalisasi arsip dilakukan sesuai dengan perkembangan zaman yang saat ini sebagian besar memanfaatkan teknologi.

"Kami juga mengikuti perkembangan bahwa sekarang itu zaman digital, jadi memang ke depan juga pengelolaan kearsipan juga melalui teknologi," ujar Bambang.

Terkait dengan target digitalisasi di seluruh instansi, menurut Bambang perlu kesiapan dan koordinasi yang baik.