Pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan dan biaya, tenaga, serta waktuDenpasar (ANTARA) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pemerintah Kota Denpasar, Bali melakukan pemusnahan ribuan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna.
Pemusnahan ribuan arsip tersebut menggunakan alat mesin pencacah kertas dipimpin Asisten Administrasi dan Kesra Sekda Kota Denpasar, I Made Toya di Studio Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Senin.
Made Toya mengatakan bahwa penyusutan atau pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan dan biaya, tenaga, serta waktu. Disamping itu dalam rangka penemuan kembali arsip yang diperlukan berupa arsip-arsip yang bernilai guna permanen, vital, serta arsip yang mempunyai nilai guna sejarah (arsip statis).
"Para pegawai di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar ,saya harapkan agar terus mengisi diri, meningkatkan wawasan tentang pengetahuan kearsipan sehingga arsip yang merupakan alat bukti nyata dan benar untuk bahan pertanggungjawaban kepada generasi penerus dapat diselamatkan dan disimpan dengan baik," ujarnya.
Tidak hanya itu, ia juga berharap agar semua unit perangkat daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Denpasar mengelola arsip dengan baik sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku, melakukan penyusutan atau pemusnahan sesuai mekanisme yang benar.
Kemudian, menyerahkan arsip statisnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar sesuai aturan yang berlaku sehingga ke depan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar dapat berperan sebagai pusat dan sumber informasi untuk masa sekarang yang sedang berjalan, maupun masa yang akan datang.
Untuk meningkatkan kecerdasan masyarakat dalam mengelola arsip, ia juga mengimbau agar BKPSDM segera mempersiapkan pejabat fungsional khusus seperti asiparis sesuai kebutuhan minimal.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar I Putu Budiasa mengatakan penyusutan atau pemusnahan untuk menentukan arsip-arsip yang vital dan memiliki nilai guna serta untuk efektifitas dan efesien dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga serta untuk mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan.
Arsip yang dimusnahkan dalam kesempatan ini adalah arsip Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Denpasar dan Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Denpasar yang terdiri dari 140 kotak yang berisi 1.578 berkas dan 123 kotak berisi 1.250 buku.
Semua arsip sebelum dimusnahkan telah diteliti dan diperiksa melalui dua tahapan antara lain, tahap pertama pra-penilaian yang dilakukan selalu tiga bulan dari 13 Maret sampai 13 Mei 2019 oleh arsiparis Provinsi Bali dibantu staf Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar.
Tahap kedua, katanya, dilakukan penilaian selama dua bulan terhadap arsip yang diusulkan musnah oleh Arsiparis Provinsi Bali dan beserta unit kerja pemilik arsip dan Lembaga Pengawas serta Lembaga Hukum Pemerintah Kota Denpasar. "Setelah tahap dilakukan baru arsip-arsip yang diusulkan bisa dimusnahkan," ujarnya.
Pemusnahan arsip, menurut dia, dilakukan dengan cara dicacah untuk dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Dalam penyusutan arsip, Budiasa mengaku ada beberapa kendala yang dihadapi salah satunya terkait dengan SDM, mengingat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak memiliki asiparis. Untuk menanggulangi itu pihaknya mencoba menetapkan pengelola arsip melalui SK Perangkat Daerah yang memiliki kapasitas kompetensi yang setara dengan asiparis.
"Dalam menangani arsip tidak bisa mengandalkan kompetensi, validitas dan kewenangan oleh karena itu dibutuhkan asiparis, namun sejauh ini menangani arsip di Kota Denpasar untuk di lembaga seperti dinas dibutuhkan 15 asiparis, masing-masing perangkat daerah dibutuhkan empat orang. Sehingga keseluruhan 55 orang asiparis dibutuhkan di Kota Denpasar," ujarnya.
Baca juga: Ribuan arsip Kementerian Sosial dimusnahkan
Baca juga: ANRI dorong perguruan tinggi membuat prodi kearsipan
Baca juga: Reformasi birokrasi tidak maksimal jika pengelolaan arsip buruk
Pewarta: I Komang Suparta
Editor: Andi Jauhary
Copyright © ANTARA 2019
